Die Ansprüche an eine moderne und anwenderorientierte Verwaltungssoftware für Tankstellen wachsen stetig, denn die Anforderungen an die Betreiber im täglichen Betrieb sind komplexer und anspruchsvoller denn je. Jede einzelne Station muss im Wettbewerb mit einem eigenständigen Sortiment reagieren, das den sich ständig verändernden Wünschen ihres persönlichen Kundenstammes trägt. Hinzu kommen Aspekte wie Loyalty, die Einbindung spezifischer Geschäftsfelder wie Autowäsche oder Bistro sowie der Anspruch per App auf dem mobilen Endgerät einen kurzen Kontrollblick auf den Status der Station werfen zu können.
Alle diese individuellen und mit der Zeit stetig wachsenden Anforderungen standen und stehen bei der Entwicklung von ITAS Vision stets im Mittelpunkt und so ist ITAS Vision heute eine effiziente und passgenaue Verwaltungssoftware für Tankstellen, ein State-of-the-Art-Programm, das den Stationsmanager in der täglichen Praxis beim Dirigieren, Kontrollieren und Analysieren des Tankstellengeschäftes unterstützt.
Programmaufbau
ITAS Vision verfügt über einen benutzerfreundlichen und übersichtlichen Bildschirm-Aufbau. Menüs, Gruppen mit Untermenüs und symbolunterstützte Meldungen garantieren ein leichtes Zurechtfinden im Programm. Eingabehilfen und Assistenten stehen in allen relevanten Bereichen zur Verfügung. Durch vorbereitete Listen und Auswertungen sowie durch den Anwender frei gestaltbare Berichte werden exakt die Informationen ausgegeben, die zur Leitung des Unternehmens benötigt werden.
ITAS Vision ist in einzelne Ausbaustufen gegliedert, um allen Anforderungen an ein professionelles Tankstellenmanagement gerecht zu werden. Somit ist ein Einsatz an einer kleineren Station bis hin zur Verwaltung eines kleinen Tankstellennetzes gewährleistet. Sie investieren nur in die Programmteile, die Sie wirklich benötigen. Das Programm gliedert sich in drei Hauptbereiche
- Warenwirtschaft,
- Abrechnungsverwaltung und
- Stationskundenverwaltung
die in unterschiedlichen Ausprägungen und Kombinationen erworben werden können.
Das Modul Warenwirtschaft umfasst das komplette Shop-Management inklusive Artikel- und Lieferantenverwaltung sowie Lagerführung und Bestellwesen. Hierbei wird jeglichem Komfort Rechnung getragen: Von der manuellen Bestellung bis hin zum elektronischen Lieferschein ist alles möglich. Spezielle Artikel, wie bspw. Waschchemie, Geschenkartikel oder Blumen können auf Warengruppenebene wertmäßig als Einkauf gebucht werden. Die Einbindung eines MDE-Gerätes für Bestellung und Inventur ist ebenso selbstverständlich, wie die automatische Ausgabe von Etiketten oder ein ausgeklügeltes Promotion- und Rabattmodul. Die Möglichkeiten sind von der MHD-Überwachung bis hin zum ESL – dem electronc-shelf-labeling, also der elektronischen Preisauszeichnung – vielfältig und ganz individuell konfigurierbar.
Das Modul Abrechnungsverwaltung stellt Tages- und Monatsabrechnungen mit direkter Provisions- und Disagioauswertung übersichtlich dar. Hier kann die stationsspezifische Einstellung aus unterschiedlichen programmseitig hinterlegten Geschäfts- und Abrechnungsmodellen abgebildet werden. Für Nutzer von WEAT Pool+ stehen passende Listen für die Abrechnungskontrolle zur Verfügung.
Das Modul Stationskundenverwaltung umfasst die komplette Stammdatenpflege und verfügt über ein komfortables Modul zur Rechnungserstellung sowie für die kundenspezifische Konditionsgestaltung.
Unabhängig davon, in welcher Ausprägung ITAS Vision geliefert wird, ist zur Verwaltung der Grundeinstellungen immer das Basismodul im Lieferumfang enthalten. Neben Warengruppen, Zahlarten und MwST-Sätzen, werden die Bereiche Kontaktdatenverwaltung, Kassierer-/ Benutzerverwaltung mit Rechtevergabe und das Nachrichtenmodul ebenso geführt, wie die Steuerung von wiederkehrenden Aktivitäten und die umfangreichen Archiv- und DSFinVK-Funktionen.
Donload der Zertifikate im PDF-Format: DSFinV-K Zertifikat / GoBD-Zertifikat ERP-System
ITAS Vision erlaubt die Verwaltung von bis zu acht Tankstellen auf gleicher Datengrundlage (Artikel, Kunden) und deren spezifischen Zuordnung zu den Stationen. Die gleichzeitige Nutzung durch mehrere ITAS Visions-Anwender im Parallelbetrieb/ Netzwerk ist ebenfalls möglich.
Statistiken und Reports können durch die Auswahl aus vorgegebenen Dimensionen nach beliebigen Wünschen gestaltet werden. Schnell und einfach entstehen so per Mausklick innerhalb von wenigen Minuten die gewünschten Auswertungen.
Die HEUTE-Ansichten – Zentrale Ausgangpunkte in den Programmbereichen
ITAS Vision startet für den Anwender mit einer „Heute-Ansicht“. Diese Ansicht ist frei konfigurierbar und zeigt täglich die Meldungen, die aktuell im Mittelpunkt des Interesses stehen. Was automatisiert werden kann, geschieht automatisch – wo Entscheidungen des Unternehmers gefordert sind, werden diese gezielt abgefragt. Neben der modulübergreifenden HEUTE-Ansicht, gibt es darüber hinaus je Programmbereich auch eine eigene HEUTE-Ansicht, die nur die To-Dos der jeweilig gewählten Rubrik listet.
Autorisierungsserver
Der Autorisierungsserver in ITAS Vision verarbeitet und beantwortet unterschiedliche Kassenanfragen:
- Kundenbezogene Vorgänge
- Artikelbezogene Vorgänge
- Gutscheinverarbeitung
- Anbindung von angeschlossenen Waschstraßen und/ oder Portalwaschanlagen
- Basis des Scriptservers für individuelle Werbemaßnahmen
1. Kundenbezogene Vorgänge
Stationskunden können online über den HUTH Autorisierungsserver autorisiert, freigegeben und gesperrt werden. In der Kasse werden keine Daten mehr gespeichert. Lediglich eine Blacklist kann eingespielt werden, um als Rückfallebene im Offline-Fall genutzt zu werden.
Zusatzmodul SignPad
Das SignPad ermöglicht eine digitale Erfassung der Kundenunterschrift. Die vom Kunden getätigte Unterschrift erscheint auf dem Lieferschein in ITAS Vision und kann mit jeder Rechnung versandt werden. Neben der Unterschrift können auch Zusatzinformationen wie Fahrer-ID oder KM-Stand erfasst werden.
2. Artikelbezogene Vorgänge
Das Rabattmodul ermöglicht die flexible Umsetzung unterschiedlicher Rabattmodelle. Ohne gesonderte Anlage von Rabattartikeln können die gewünschten Komponenten auf Basis der bestehenden Artikeldaten verschiedenen Rabattaktionen zugeordnet werden. Das Ganze erfolgt über eine benutzerfreundliche und einfache Menüführung. Rabattaktionen können z. B. an einen Mindestumsatz, einen warengruppenbezogenen Mindestabsatz oder auch an einen Aktionszeitraum (uhrzeit-, tages-, oder monatsgenau) gekoppelt werden. Hier entscheidet der Stationsbetreiber ganz flexibel, welche Bedingungen für ihn am besten passen. Eine Kombination verschiedener Bedingungen untereinander ist selbstverständlich möglich. Jede Aktion kann nach Ablauf durch Eintragung eines neuen Zeitraums wieder aktiviert werden. Ein übersichtlicher Rabattreport, der die erfassten und realisierten Rabatte transparent und aktionsbezogen darstellt, ist zusätzlich im Modul enthalten. Auf dem Kassenbon wird bei jedem Verkauf der gewährte Rabatt mit der Aktionsbezeichnung und dem gewährten Nachlass in Euro ausgewiesen.
3. Zusatzmodul Gutschein
Auf Basis des Autorisierungsservers steht eine umfangreiche Gutscheinverwaltung zur Verfügung. Der Autorisierungsserver überprüft alle für den jeweiligen Gutschein gesetzten Parameter. Auf einfache Weise können Gutscheine mit festem oder freiem Wert über den Bondrucker an den Kunden ausgegeben werden. Über das Anlegen eines Artikels mit offenem Preis wird bei Verkauf ein Gutschein-Beleg mit Gutscheinnummer und Gutscheincode erzeugt. Dieser kann bei Bedarf auf spezifische Warengruppen eingeschränkt werden. Zusätzlich können Verfallsdatum und maximaler Ladebetrag definiert werden. Bei der Einlösung überwacht der Autorisierungsserver von ITAS Vision die Einhaltung der voreingestellten Daten. Selbstverständlich sind Teilzahlung oder Überzahlung möglich. Um Gutscheine im Rahmen von Mailings oder in Form eines Arbeitgebersachbezugs (Benzinkostenzuschuss an Mitarbeiter) ausgeben zu können, ist der Druck von Gutscheinen auch aus ITAS Vision möglich.
4. Zusatzmodul Wäsche
In Zusammenarbeit mit verschiedene Waschanlagenherstellern wurden jeweils Anbindungen von Wasch-Terminals bzw. Wasch-Clouds realisiert. Welche Anbindungsvariante möglich ist, muss fallspezifisch geprüft werden. Im Kassensystem werden spezielle Artikel angelegt, die mit dem entsprechenden Programm der Waschstraße verknüpft sind. Wurden auf einem abgeschlossenen und damit bezahlten Kassenbon ein oder mehrere solcher Waschstraßen-Artikel gebucht, so setzt sich das HUTH-System mit dem Wasch-Terminal in Verbindung und ruft Freischaltcodes für das entsprechende Waschprogramm ab. Dieser Code wird auf einem zusätzlichen Beleg aufgedruckt. Die Verwaltung der Codes übernimmt nach wie vor das Wasch-Terminal als führendes System. Anlauf- und Kulanzwäschen können auf Schwund-Zahlarten, die zu nicht-ertragsrelevanten Buchungen im Kassensystem führen gebucht werden und führen dennoch zu einem Waschcode. Die Buchung dieser Belege wird auf der Bedienerabrechnung gesondert ausgewiesen und kann so einfach kontrolliert werden. Darüber hinaus ist es herstellerabhängig möglich, Waschzählerstände zu erfassen, Fehler- und Statusmeldungen zu protokollieren und einzelne Wäschen von der Kasse aus zu starten. Die Kasse wird zur Steuerung des Waschgeschäfts.
5. Sciptserver
Der Scriptserver ermöglicht die Implementierung von Scripten, die zur Abbildung von vollständig individualisierten Werbemaßnahmen nach Kundenvorgabe erstellt werden.
Geschäftsbereiche Bistro
Das Geschäft mit Snacks und Kaffee wird für Tankstellen immer mehr zu einer wichtigen Ertragssäule – kein Wunder, ist doch der sogenannte „Food-Service“ der Bereich, der im Gegensatz zum restlichen Conveniencegeschäft seit Jahren noch relativ stabil wächst. Gesellschaftsunabhängig werden Konzepte für den erfolgreichen Verkauf von Snacks und Heißgetränken entwickelt. Hierzu zählen fest zusammengestellte Menüs mit Festpreis, optional zubuchbare Extras, wie beispielsweise der doppelte Käsebelag auf einer Pizza, und natürlich die Verteilung der verkauften Waren auf die richtigen Mehrwertsteuergruppen. Die Festlegung ob ein Artikel im Menü verkauft werden kann, erfolgt in ITAS Vision. Hier bestimmt der Bistro-Betreiber die Menükomponenten und definiert die Abfrageebenen, denen der Kassierer im späteren Verkaufsvorgang folgen muss. Die Gestaltung der Touchoberfläche des Bistro-Arbeitsplatzes geschieht in ITAS Vision und ist in gewohnter HUTH-Manier flexibel. Bei einem reinen Bistro kann der gesamte Tankelektronikbereich ausgeblendet werden, um noch mehr Darstellungsfläche zu schaffen.
Geschäftsbereich Getränkemarkt
Der Verkauf einer „gemischten Kiste“ – also einer Kiste die mit verschiedenen Artikeln des gleichen Segmentes (z.B. Cola, Fanta, und Sprite) zusammengestellt wurde – zum Kastenpreis ist mit der Getränkemarktfunktion möglich. Die Einzelbestände werden korrekt gepflegt und der günstigere Kastenpreis der Flasche anteilig auf den Artikel gebucht. So stimmen sowohl der ausgewiesene Bestand als auch der ausgewiesene Ertrag.
Übergabe in die Finanzbuchhaltung
ITAS Vision ist als klassisches Kassen-Backoffice der Ursprung für einen Großteil der Daten, die in der Finanzbuchhaltung einer Tankstelle erfasst werden. Ein Zusatzmodul ermöglich die automatisierte Übergabe der Abrechnungsdaten für die Steuerberatung. Die Tagesabrechnungen werden vom Stationsleiter zeitnah geprüft, Kassenbuchbuchungen, Bankentnahmen und evtl. Korrektur- oder Umbuchungen werden im Laufe der unmittelbaren Folgetage durchgeführt. Die abgeschlossene Abrechnung wird an den Steuerberater übertragen. Für die Übergabe sind verschiedene Formate einstellbar.
Digital Signage
ITAS Vision bietet die Möglichkeit zum Anschluss eines dreigeteilten Werbedisplays am POS. Im oberen Bereich des Displays wird der aktuelle Verkaufsvorgang zweizeilig, also in der klassischen Form der Kundenanzeige, dargestellt. Darunter stehend rücken die Stationsangebote (in ITAS Vision gekennzeichnete Promotion Artikel) ganz beiläufig in Form eines elektronischen Plakates in das Blickfeld des Kunden. In ITAS Vision kann das Display individuell bestückt und mit variablen Zyklen konfiguriert werden. Zusätzlich kann in diesem Bereich ein frei wählbarer Werbetext unabhängig von den angezeigten Promotion Artikeln eingeblendet werden. Das dritte und untere Segment zeigt in einer Diashow Grafiken, die sogenannten Promotion Medien, die vom Stationsbetreiber definiert werden.
Darüber hinaus können contentbezogene Bilder in Abhängigkeit zum Verkaufsvorgang eingeblendet werden: Die klassische Frage „Croissant zum Kaffee?“ des Kassierers wird im gleichen Moment visuell unterstützt. Sobald das Heißgetränke-Menü gewählt wird, erscheint im Werbedisplay das Bild der Croissant-Aktion.
Das Besondere an dem Konzept des HUTH Werbedisplays ist, dass der Tankstellenbetreiber unabhängig von Industrie oder Lieferanten seine Werbeaktionen selber bearbeiten und steuern kann. Solange er Grafiken in einem bestimmten Format zur Verfügung stellt, können diese angezeigt werden. Das Layout der Anzeige wird basierend auf gängigen Web-Technologien erstellt und kann so individuell angepasst werden. Somit ist das Werbedisplay sowohl eine bedarfsgerechte Lösung für die Einzelstation als auch für ganze Tankstellennetze, in denen Wert auf ein einheitliches CI gelegt wird.